الوثائق

قرار جمهوري بقانون رقم (21) لسنة 2002م

بشأن الوثائق

باسم الشعب:-
رئيس الجمهورية:-
– بعد الإطلاع على دستور الجمهورية اليمنية.
– وبعد موافقة مجلس النواب.
– أصدرنا القانون الآتي نصه:-
الباب الأول: التسمية والتعاريف والأهداف
المادة(1): يسمى هذا القانون قانون (قانون الوثائق) .
المادة(2): لاغراض تطبيق هذا القانون يكون للالفاظ والعبارات الواردة ادناه المعاني المبينة قرين كل منها ما لم يقتضي سياق النص خلاف ذلك .
– المركز: المركز الوطني للوثائق .
– الوثيقة: المراسلات والمحررات والمستندات وكل وعاء لحفظ المعلومات التي يتم تثبيتها فيه بالحرف او الرقم او الصورة او الرسم او التخطيط سواء كان على شكل ورقة او جلد او صورة او خريطة او فلم او شريحة فلمية (سلايد) او ختم او شريط ممغنط او اي وعاء آخر ، ايا كان شكله الطبيعي او مواصفاته او تاريخه، انشاه او حصل عليه اثناء ممارسة نشاطه اي من الجهات المعنية او شخص طبيعي او اعتبار خاص .
– الوثيقة العامة: اية وثيقة انشاها او حصل عليها اثناء ممارسة نشاطه اي من الجهات المعنية او اي موظف عام بسبب او بمناسبة عمله كما تعد وثيقة عامة كل وثيقة خاصة اقتناها المركز او اي من الجهات المعنية .
– الوثيقة الخاصة: اية وثيقة انشاها او حصل عليها كل شخص طبيعي او اعتباري (خاص) لها صلة بالمصلحة العامة لما توفره من قيمة للتاريخ الوطني .
– الوحدة الوثائقية: يقصد بها المجموعات الوثائقية من الملفات والسجلات المحفوظة في الجهات المعنية وهي التي لا تقبل التجزئة .
– المحفوظات الجارية: هي كل وثيقة تستعمل باستمرار من طرف من انشاها او حصل عليها .
– المحفوظات الوسيطة: هي كل المحفوظات الجارية بعد انتهاء مدة استخدامها من طرف من انشاها او حصل عليها واصبح استعمالها عرضيا .
– المحفوظات النهائية: هي المحفوظات التي تتكون من المحفوظات الوسيطة التي اعدت للحفظ الدائم في المركز بعد تقييمها .
– مدة الاستبقاء: هي المدة المقررة لاستبقاء المحفوظات الجارية والوسيطة لدى الجهات التي انشاتها او حصلت عليها .
– الجهات المعنية: هي الجهات الخاضعة لاحكام هذا القانون وتشمل جميع اجهزة الدولة بمختلف مؤسساتها وهيئاتها التشريعية والقضائية والتنفيذية وغير ذلك من الجهات الرسمية وشبة الرسمية .
– اللائحة: هي الاحكام التنفيذية التفصيلية لهذا القانون .
المادة(3): يهدف هذا القانون الى جمع وتنظيم وحفظ الوثائق وصيانتها والاطلاع عليها ونشرها بما يلبي متطلبات اعمال الدولة وحماية التراث الوطني وتشجيع البحث العلمي .
الباب الثاني: الوثائق العامة
الفصل الأول: احكام عامة
المادة(4): ا . الوثيقة العامة ملك للدولة وهي غير قابلة للحجز عليها او التصرف فيها للغير باية طريقة او اكتسابها بالتقادم .
ب . كل شخص سواء كان طبيعيا او اعتباريا يحوز وثيقة عامة حصل عليها باي طريقة ملزم بتسليمها الى ادارة المركز طبقا لاحكام هذا القانون .
المادة(5): كل الجهات المعنية مسئولة عن وثائقها والمحافظة عليها بهيئتها الاصلية ووحدتها الوثائقية كما تعتبر مسئولة عن تصنيفها وتنظيم تداولها وصيانتها وضبط مدد حفظها وتقييمها تمهيدا لترحيلها الى المركز او اتلافها وفقا لاحكام الفصل الثاني من هذا الباب .
المادة(6): تمنح الجهات المعنية او اي شخص طبيعي او اعتباري ايصالا رسميا من المركز مقابل اي وثيقة عامة او خاصة تسلم اليه يدون فيه مضمون الوثيقة واهم البيانات المدونة فيها .
المادة(7): تسلم الى المركز وثائق كل جهة عامة او شخص اعتباري عام تم الغاؤه ولم تسند مهامه واختصاصاته الى اية جهة تخلفه وتبين اللائحة الاجراءات المنفذة لذلك .
الفصل الثاني: تصنيف وحفظ الوثائق العامة
المادة(8): تعد كل من المحفوظات الجارية والمحفوظات الوسيطة والمحفوظات النهائية من الوثائق التي يجب حفظها وفقا لاحكام هذا القانون .
المادة(9): ا . يتم تنظيم وحفظ المحفوظات الوسيطة في اماكن مهياة لهذا الغرض لدى الجهات المعنية .
ب . تخضع المحفوظات الجارية والوسيطة لدى الجهات المعنية لنظام تصنيف وترتيب وتداول تقوم كل جهة باعداده بما يتفق مع طبيعة عملها على ان يتم المصادقة عليه من قبل المركز .
ج . تخضع المحفوظات الوسيطة بعد انتهاء مدة استبقائها لعملية تقييم وذلك لاعداد وتحديد ما يلزم احالته منها للحفظ الدائم وما يتعين اتلافه .
د . لا يجوز اتلاف اية وثيقة الا باذن كتابي من رئيس المركز بعد مراجعتها من قبل لجنة تقييم فنية تشكل بالمركز لهذا الغرض .
المادة(10): ا . مع مراعاة احكام المواد (15،9) تشكل لجنة لاتلاف الوثائق ذات الطابع السياسي والامني والعسكري وتتكون على النحو التالي: 0
1- رئيس المركز الوطني للوثائق رئيسا
2- ممثلا عن مكتب رئاسة الجمهورية عضوا
3- ممثلا عن رئاسة الوزراء عضوا
4- ممثلا عن الجهاز المركزي للرقابة والمحاسبة عضوا
5- مثلا عن وزارة العدل عضوا
6- ممثلا عن الجهات الامنية المختصة عضوا
7- ممثلا عن الجهة المعنية بالوثيقة المطلوب اتلافها عضوا
8- وكيل المركز الوطني للوثائق عضوا مقررا
ب . لا يقل مستوى التمثيل في اللجنة عن درجة وكيل وزارة .
المادة(11): مع مراعاة حكم الفقرة (د) من المادة (9) لا يجوز للمركز اتلاف اي وثيقة من الوثائق المحددة في المادة السابقة الا وفقا لاحكام هذا القانون وبقرار من اللجنة المشكلة وفقا لاحكام المادة السابقة على ان تبين اللجنة في قرارها اسباب ومبررات الاتلاف .
المادة(12): ا . تحدد فترة استبقاء الوثائق العامة لدى الجهات المعنية بعشر سنوات من تاريخ انشائها او الحصول عليها ترحل بعدها الى المركز طبقا لاحكام هذا القانون .
ب . استثناء من احكام الفقرة السابقة يجوز تمديد فترة الاستبقاء للوثائق التي تقتضي مصلحة العمل استبقائها لدى الجهات لفترة اضافية يتم تحديدها بالاتفاق مع المركز وتبين اللائحة حالات ومدد الاستبقاء والشروط والضوابط المتعلقة بها .
المادة(13): 1- تتكون المحفوظات النهائية من المحفوظات الوسيطة التي اعدت للحفظ الدائم بعد تقييمها .
2- يتم ترحيل المحفوظات النهائية الى المركز الذي يتولى الاعداد الفني لها وفقا لاحكام هذا القانون .
المادة(14): تبين اللائحة قواعد تحديد مدد استبقاء الوثائق كمحفوظات جارية ومحفوظات وسيطة طرف الجهات المعنية ، كما تبين الاحكام المتعلقة باجراءات فرز وتقييم واتلاف وترحيل الوثائق .
المادة(15): تشكل بالجهات المعنية لجان رئيسية دائمة ولجان فرعية مساعدة تكون مهمتها الاشراف على تصنيف وحفظ الوثائق الجارية والوسيطة لدى تلك الجهات وتقييمها واقتراح ما يلزم اتلافه او تحويله للحفظ الدائم لدى المركز واعداد القوائم الخاصة بذلك بالتعاون والتنسيق مع المركز وتحدد اللائحة طريقة تشكيل هذه اللجان واختصاصاتها ونظام عملها .
الباب الثالث: الوثائق الخاصة
المادة(16): كل وثيقة خاصة يحق للمركز تسجيلها ضمن محفوظاته وختمها والاحتفاظ بصورة او نسخة منها وعلى كل مالك او حائز لوثائق خاصة ان يتقدم للمركز بما لديه من وثائق لتسجيلها باسمه في السجلات المخصصة لذلك .
المادة(17): ا . يبقى الحائز مالكا للوثيقة هو ملزم باستمرار حفظها وصيانتها والمحافظة على هيئتها الاصلية وتركيبها الداخلي .
ب . يحظر على مالك الوثيقة او حائزها اخراجها من اليمن او التصرف فيها باي وجه من الوجوه الا بعد الرجوع الى ادارة المركز والحصول على موافقتها ووفقا للشروط والاوضاع التي تبينها اللائحة .
المادة(18): ا . للمركز ان يقبل الوثائق الخاصة وديعة لديه بصورة دائمة او مؤقتة بناء على طلب اصحابها او حائزيها .
ب . اذا تبين للمركز ان ظروف حفظ وصيانة الوثائق الخاصة لدى اصحاب الشان غير مامونة او غير كافية فالمركز له الحق في الزامهم بايداعها لديه .
ج . تكون الوثائق المودعة طبقا لاحكام الفقرتين السابقتين من هذه المادة قابلة للنشر والاطلاع عليها طبقا للشروط والاوضاع التي يتم الاتفاق عليها بين المركز وصاحب الشان وقت الايداع .
المادة(19): تؤول ملكية الوثائق الخاصة الى المركز عن طريق الاهداء او الهبة او الوصية من اصحاب هذه الوثائق او حائزيها .
المادة(20): مع مراعاة احكام المادة السابقة للمركز اقتناء الوثائق الخاصة عن طريق : –
ا‌ . شراء الوثيقة من مالكها او حائزها بالامر المباشر ودون التقيد باجراءات الشراء المنصوص عليها في قانون المناقصات والمزايدات الحكومية لعدم تعدد خيارات الشراء .
ب‌ . الحصول على الوثيقة من مالكها او حائزها مقابل تعويض مالي مناسب وتبين اللائحة قواعد واجراءات نزع الملكية بما لا يتعارض مع احكام قانون الاستملاك للمنفعة العامة .
المادة(21): كل وثيقة خاصة تؤول ملكيتها للمركزي بمقتضى احكام المواد السابقة يتم قيدها في السجلات المخصصة لذلك وتختم بختم المركز ، ويسري عليها من حيث النشر والاطلاع ما يسري على الوثائق العامة من احكام .
المادة(22): على من تنتقل اليه حيازة الوثيقة الخاصة المسجلة لدى المركز ان يطلب من رئيس المركز اعادة تسجيلها باسمه خلال مدة سته اشهر من تاريخ حيازته للوثيقة ، وفي جميع الاحوال لا تنتقل حقوق الوثيقة الى المتصرف اليه ولا تكون حجة على المركز الا اذا تم اعادة قيدها باسمه في سجلات المركز .
الباب الرابع: الإطلاع على الوثائق
المادة(23): يحق لكل شخص طبيعي او اعتباري عام او خاص ولسائر الباحثين والمهتمين الاطلاع على الوثائق وفقا للقواعد والاجراءات المبينة في هذا القانون واللائحة .
المادة(24): لا يجوز الاطلاع على الوثائق العامة الا بعد مرور ثلاثين سنة من تاريخ انشائها او الحصول عليها او من تاريخ اخر قرار صدر بشانها بالنسبة للمسائل المرفوعة امام القضاء .
المادة(25): ترفع المدة المذكورة في المادة السابقة الى ستين سنة بالنسبة للوثائق الآتية: –
ا‌ . الوثائق التي لها صلة بامن الدولة وسياستها الخارجية .
ب‌ . وثائق التحقيقات والبيانات الاحصائية التي تقوم بها الجهات المعنية والتي تتضمن معلومات تمس حياة الافراد الشخصية او العائلية وما يتعلق بافعالهم وسلوكياتهم .
ج . الوثائق المتعلقة بالقضايا المرفوعة امام القضاء التي لها صلة بحياة الافراد الشخصية او العائلية .
المادة(26): ترفع المدة المذكورة في المادة (24) من هذا القانون الى مائة سنة بالنسبة للوثائق الآتية: –
ا‌ . وثائق وسجلات الاحوال المدنية .
ب‌ . الوثائق المتضمنة معلومات عن حياة الافراد الخاصة او تحتوي على معلومات فردية ذات طبيعة طبية وتبدا من تاريخ ميلاد الشخص .
المادة(27): استثناء من احكام المواد (26،25،24) من هذا القانون يجوز عند الضرورة ولاعتبارات تتعلق بالمصلحة العامة السماح بالاطلاع او نشر اي وثيقة عامة قبل انقضاء الاجل المحدد لها ويتم ذلك بقرار من رئيس الجمهورية بناء على طلب مسبب من الجهة المختصة وعرض رئيس المركز .
المادة(28): على الجهات المعنية المحافظة على سرية الوثائق التي بحوزتها وفقا للاحكام الواردة في هذا القانون وعليها اتخاذ كافة الاجراءات والتدابير الفعالة التي تحقق هذا الغرض وان تقوم بالتدوين على الوثائق المذكورة بما يفيد الحظر ومنع التداول او الاطلاع عليها الا لمن تستوجب طبيعة عملهم ذلك كما يجب على تلك الجهات او تولي عناية خاصة باعداد وتهيئة الاماكن المناسبة لحفظ هذه الوثائق وحسن اختيار العاملين والمسئولين عليها وتبين اللائحة القواعد والاحكام المنفذة لهذه المادة .
المادة(29): لا يجوز لمن اطلع بحكم عمله او مسئوليته او حصل باي صورة كانت على وثائق ذات طابع سري او غير مسموح بتداولها او صور منها ان يقوم بنشرها او نشر فحواها كله او بعضه .
المادة(30): ا . يحق لكل شخص سمح له بالاطلاع على وثيقة عامة وفقا لاحكام هذا القانون ان يحصل على نسخة او صورة منها او مضامين منها على نفقته ومقابل رسم يحدده المركز .
ب . النسخ او الصور او المضامين المصدق على صحتها من قبل المركز تكون لها نفس القيمة القانونية لاصولها في التعامل لدى المحاكم او الجهات الرسمية الاخرى .
الباب الخامس: الجزاءات
المادة(31): مع عدم الاخلال باية عقوبة اشد منصوص عليها في قانون آخر يعاقب بالحبس مدة لا تقل عن ستة اشهر ولا تزيد عن ثلاث سنوات او بغرامة لا تقل عن (100.000) مائة الف ريال ولا تزيد عن (600.000) ستمائة الف ريال كل من قام بعمل من الاعمال الآتية: –
‌ا- نشر كل او بعض مضمون او محتوى ما اطلع عليه بحكم عمله او مسئوليته اي من الوثائق المحظور نشرها او الاطلاع عليها قبل انقضاء الاجل المحدد لها طبقا لاحكام المواد (26،25،24) من هذا القانون او قام بتصويرها او تسريبها للغير .
‌ب- باع او هرب او اخرج اي وثيقة عامة متعلقة بسيادة الوطن او امنه وسلامة اراضيه او مركزه الاقتصادي والعسكري اوساهم او يسر لغيره ذلك او شرع في تنفيذه وفي كل الاحوال ينبغي الحكم بمصادرة الوثيقة محل الجريمة لصالح المركز .
‌ج- بدد الوثائق التي في عهدته او اتلفها كليا او جزئيا ويعد اتلافا بوجه خاص كل كشط او محو فيها او وضع خطوط او علامات عليها بالحبر او غيره مما يكون من شانه تغيير المضمون او الشكل الذي كانت عليه الوثيقة قبل تسليمها اليه .
المادة(32): يعاقب بالحبس مدة لا تزيد عن ستة اشهر او بغرامة لا تزيد عن (100.000) مائه الف ريال كل من قام او شرع في القيام باي من الافعال الآتية: –
ا‌ . امتنع عن تقديم وثيقة خاصة لديه للمركز او ماطل في تسجيلها او اعادة تسجيلها طبقا لاحكام هذا القانون على الرغم من ابلاغه خطيا من قبل المركز .
ب‌ . بدد الوثيقة الخاصة المسجلة لدى المركز ، او اتلفها كليا او جزئيا او تصرف فيها او قام باخراجها خارج البلاد دون اذن كتابي من المركز فضلا عن الحكم بمصادرة الوثيقة محل الجريمة لصالح المركز .
ج . امتنع عن تنفيذ ما يضعه المركز من قواعد او تعليمات لحفظ وصيانة الوثائق الخاصة المسجلة لدى المركز .
المادة(33): يعاقب كل من يخالف حكم من احكام هذا القانون لم تحدد عقوبته في هذا الباب بغرامة لا تقل عن (20.000) عشرين الف ريال .
الباب السادس: احكام ختامية
المادة(34): المركز هو الجهة الحكومية الوحيدة المسئولة عن جمع وحفظ وصيانة الوثائق المتصلة بانشطة الدولة وتاريخها والعمل على تنظيمها ونشرها وتيسير الاطلاع عليها والاستفادة منها .
المادة(35): 1- على الجهات المعنية حصر وترتيب وتقييم الوثائق التي انتجتها او المتجمعة لديها قبل قيام الجمهورية اليمنية بواسطة لجان مشتركة يتم تشكيلها من المركز والجهات المعنية .
2- على ان يتم ترحيل تلك الوثائق الى المركز وفق خطة زمنية يضعها لهذا الغرض حسب الامكانيات المتاحة .
المادة(36): ا . تحدد اللائحة القواعد والاتجاهات العامة لتنظيم وادارة وحفظ وتصنيف المحفوظات الجارية والوسيطة لدى الجهات المعنية بما يكفل المحافظة على الوحدات الوثائقية وتوحيد اساليب وطرق الحفظ والتصنيف لدى سائر الجهات المعنية وكذا البدلات اللازمة للقائمين على تنفيذ احكام هذا القانون .
ب . يتخذ المركز التدابير اللازمة لحماية وصيانة الوثائق العامة وتبين اللائحة الاجراءات او الوسائل التي تكفل ذلك .
المادة(37): تثبت صفة ماموري الضبط القضائي للموظفين التابعين للمركز والذين يصدر بتسميتهم قرار من النائب العام بناء على طلب رئيس المركز ويتولون اثبات ما يقع من مخالفات لاحكام هذا القانون ويكون لهم في سبيل ذلك سلطة الاشراف والملاحظة على اعمال حفظ وتنظيم وصيانة الوثائق في الجهات المعنية وكذلك ضبط وفحص الوثائق الخاصة في الاوقات المحددة قانونا .
المادة(38): تصدر اللائحة التنفيذية لهذا القانون بقرار من رئيس الجمهورية .
المادة(39): يلغى القرار الجمهوري بالقانون رقم (20) لسنة 1994م بشان حفظ الوثائق العامة وتعديله، كما يلغى اي نص يتعارض مع احكام هذا القانون .
المادة(40): يعمل بهذا القانون من تاريخ صدوره وينشر في الجريدة الرسمية .